Bij de verkoop van een appartement in een vereniging van eigenaars vraagt de notaris een reeks financiële en administratieve documenten voordat de compromis wordt ondertekend. Onder deze documenten roept de voorlopige staat veel vragen op bij verkopers, met name over de kosten en de mogelijkheid om deze zelf te produceren aan de hand van een gratis model.
Artikel L.721-2 van de Code de la construction et de l’habitation (CCH) verplicht de overdracht van nauwkeurige informatie aan de koper, maar schrijft geen specifiek productie kanaal voor. Dit verschil tussen de verplichte inhoud en de vrijheid van vorm verdient een feitelijke beoordeling.
Kosten van de voorlopige staat volgens de productiemethode: vergelijkende tabel
De syndicus rekent doorgaans de productie van de voorlopige staat aan als een specifieke dienst. Daarentegen kan de verkoper zelf de informatie samenstellen op basis van de documenten van de vereniging van eigenaars die hij al in bezit heeft. De onderstaande tabel geeft een samenvatting van de geconstateerde verschillen.
| Productiemethode | Indicatieve kosten | Gemiddelde termijn | Risico op onvolledigheid |
|---|---|---|---|
| Professionele syndicus | Variabel, vaak meerdere honderden euro’s | 1 tot 3 weken | Laag (directe toegang tot de boekhoudgegevens) |
| Gratis model ingevuld door de verkoper | Gratis | Enkele dagen (indien documenten beschikbaar) | Gemiddeld (afhankelijk van de volledigheid van de in bezit zijnde stukken) |
| Gespecialiseerde online dienstverlener | Onder de syndicus, variabel afhankelijk van het aanbod | Enkele dagen | Gemiddeld tot laag |
Het kostenverschil is de eerste factor die verkopers naar een gratis model drijft. Voor de staat daté (een afzonderlijk document, geproduceerd voor de authentieke akte) is de prijs beperkt tot 380 euro incl. BTW. De voorlopige staat daarentegen heeft geen wettelijke limiet, wat de soms hoge factureringen van bepaalde syndici verklaart.
Een gedetailleerde analyse van deze kwestie wordt aangeboden op de website letopimmobilier.com, die de werkelijke nuttigheid van het gratis model in het kader van een appartementverkoop onder de loep neemt.
Voorlopige staat: wettelijke verplichting van inhoud, geen vorm
De ALUR-wet heeft de informatieverplichting aan de koper van een appartement in een vereniging van eigenaars versterkt. Artikel L.721-2 van de CCH somt de documenten en gegevens op die vóór de ondertekening van de verkoopcompromis moeten worden overgedragen. Echter, er is geen wettelijke bepaling die vereist dat de voorlopige staat door de syndicus wordt opgesteld.
De notarissen zelf bevestigen dit: de verkoper kan de vereiste elementen zelf verzamelen, op voorwaarde dat het document compleet en juist is. De voorlopige staat heeft overigens geen wettelijke status als genormeerd formulier. Het is een professionele praktijk die de door de wet vereiste informatie onder één noemer verzamelt.
De praktische consequentie is direct: een correct ingevuld gratis model vervult dezelfde functie als een document dat door de syndicus wordt gefactureerd. De moeilijkheid ligt niet in de vorm, maar in het vermogen van de verkoper om betrouwbare gegevens te verzamelen.
Wat het document moet bevatten
- Het bedrag van de lopende lasten van de begroting en de buitenbegroting lasten die aan het verkochte appartement zijn verbonden, voor de laatste twee boekjaren
- De staat van onbetaalde lasten binnen de vereniging van eigenaars en eventuele schulden van de verkoper aan de vereniging
- De bedragen die door de koper aan de vereniging verschuldigd kunnen zijn (aandeel in het werkfonds, goedgekeurde maar nog niet opeisbare bijdragen)
- De lopende rechtszaken waarbij de vereniging van eigenaars betrokken is
- De notulen van de laatste drie algemene vergaderingen
Als een van deze informatie ontbreekt bij de ondertekening van de compromis, begint de herroepingsperiode van de koper niet te lopen. Dit is het echte risico van een onvolledig document, veel meer dan de vorm of de afzender.
Facturering van de syndicus: een betwistbare dienst als deze niet in het contract staat
Verschillende syndici factureren de voorlopige staat als een specifieke dienst, soms zonder dat deze regel expliciet in het syndicuscontract staat. Echter, een facturering die niet in het syndicuscontract is voorzien kan juridisch worden betwist door de verkopende mede-eigenaar.
De lijst van toegestane specifieke diensten is gereguleerd. Als het syndicuscontract de productie van de voorlopige staat niet vermeldt onder de factureerbare diensten, heeft de mede-eigenaar het recht om de facturering te weigeren of deze achteraf aan te vechten.
Dit contractuele punt is nog steeds grotendeels onbekend. Voordat u betaalt, kan het controleren van het geldende syndicuscontract helpen om te bepalen of de dienst legitiem is of dat het gaat om een onterechte facturering. In het laatste geval wordt het produceren van het document zelf aan de hand van een gratis model niet alleen een economische, maar ook een juridische alternatieve oplossing.
Geldigheid van de voorlopige staat: een bederfelijk document
Er is geen wettelijke geldigheidsduur vastgesteld voor de voorlopige staat. In de praktijk is het document pas volledig relevant tot er een nieuw feit zich voordoet: het houden van een algemene vergadering, het stemmen over werkzaamheden, het wijzigen van de begroting of veranderingen in de onbetaalde lasten.
Een voorlopige staat die drie maanden voor de ondertekening van de compromis is opgesteld, kan dus verouderd zijn als er intussen een algemene vergadering heeft plaatsgevonden. De verkoper die een gratis model gebruikt, moet deze tijdsdruk in acht nemen en het document indien nodig bijwerken.
Deze impliciete vervaldatum werkt ook tegen de syndicus: een voorlopige staat die enkele honderden euro’s kost maar te vroeg is geproduceerd, verliest zijn relevantie net zo snel als een gratis document.
Gratis model van de voorlopige staat: de voorwaarden voor acceptatie door de notaris
De notaris kan een voorlopige staat niet weigeren louter omdat deze niet door de syndicus is geproduceerd. Hij controleert echter de volledigheid van de informatie in overeenstemming met artikel L.721-2 van de CCH. Een onvolledig document zal worden teruggestuurd, ongeacht de afzender.
Om een gratis model dat door de verkoper is ingevuld zonder voorbehoud te laten accepteren, moeten drie voorwaarden worden vervuld. De verkoper moet beschikken over de notulen van de laatste drie algemene vergaderingen. Hij moet toegang hebben tot de individuele lastenoverzichten en de goedgekeurde begroting. Ten slotte moet hij de exacte situatie van zijn betalingen ten opzichte van de vereniging van eigenaars kennen.
Als een van deze stukken ontbreekt, moet de verkoper in ieder geval de syndicus raadplegen, wat gedeeltelijke kosten met zich mee kan brengen. Het gratis model werkt dus beter voor mede-eigenaren die hun lasten op tijd betalen, hun documenten bewaren en de algemene vergaderingen volgen.
De gratis voorlopige staat is geen gadget en geen universele oplossing. De relevantie ervan hangt volledig af van de documentatie-rigor van de verkoper en de timing van de verkoop ten opzichte van de gebeurtenissen in de vereniging van eigenaars.
